CCSS e INS en un solo módulo
Enfermedad común, riesgos del trabajo y licencias: cada ausencia con su boleta, su período y su observación, en un solo expediente por colaborador.
Costa Rica · Planilla e incapacidades
Incapacidades CCSS e INS: quién paga, cuánto y cómo se llevan en planilla
El pago de incapacidades CCSS es una de las partes más delicadas de una planilla en Costa Rica: hay que pagar bien los primeros tres días, rebajar lo que corresponde, cuadrar la planilla de la Caja y guardar el respaldo por si el asunto termina en un juicio. MasQuePlanillas registra cada incapacidad, ausencia y licencia con su boleta, aplica los porcentajes de ley automáticamente y deja el expediente completo.
La diferencia MasQuePlanillas
Registro, control y pago de incapacidades: todo documentado, sin cálculos a mano
En MasQuePlanillas la incapacidad se registra como en la vida real: usted verifica la boleta en el portal de la CCSS, la ingresa con su fecha de inicio y fin, su número de boleta y sus observaciones, y asigna los días con subsidio de la CCSS y los que no. El sistema hace el resto: aplica el rebajo correcto en la planilla, documenta el caso y deja el expediente listo para cualquier revisión.
Usted pone el criterio, el cálculo sale solo
Usted asigna los días con subsidio y los que no. De ahí en adelante: los tres primeros días el patrono paga el 50% —no como salario, sino como subsidio patronal— y del resto de los días se encarga la CCSS, que paga su propio subsidio del 60% directamente al colaborador. Cada monto queda identificado con su responsable: sin Excel y sin discusiones.
Faltas por día y por hora
Justificadas e injustificadas, con seguimiento para temas legales: el expediente que respalda una amonestación o un despido sin responsabilidad patronal.
Licencias con su criterio aplicado
Maternidad, paternidad y duelo familiar: usted indica el período y define qué días llevan subsidio; el sistema calcula, aplica y documenta, sin interrumpir vacaciones ni aguinaldo cuando la ley manda que se mantengan.
Los dos caminos
¿Incapacidad por la CCSS o por el INS? Quién paga cada una
En Costa Rica hay dos caminos y no se escogen: los define el origen. Si la enfermedad o el accidente no tienen relación con el trabajo, la incapacidad la extiende la CCSS. Si ocurren por el trabajo o en el trabajo, es un riesgo laboral y la atiende el INS con la póliza de riesgos del trabajo (Ley 6727).
Días 1–3
La CCSS no paga. El patrono paga el 50% como subsidio patronal y nunca como salario.
Día 4 →
La CCSS —no el patrono— paga el subsidio del 60% del salario promedio de los últimos meses de cotización, hasta el fin de la incapacidad. La Caja lo deposita directamente en la cuenta IBAN en colones que el trabajador registra en su Oficina Virtual: no pasa por la planilla de la empresa.
¿Y si la condición no mejora? Cuando una incapacidad se prolonga, el caso puede pasar a incapacidad permanente: la CCSS valora la pensión por invalidez y el INS fija impedimentos permanentes según el grado de pérdida de capacidad. Son procesos distintos — pero en la planilla, cada día debe quedar bien registrado desde el primero.
Herramienta gratuita
Pago de incapacidades CCSS: calculadora de cuánto recibe el trabajador
La pregunta que todos se hacen —¿cuánto paga la Caja por una incapacidad?— tiene una respuesta en dos partes, y son dos subsidios distintos: los primeros tres días el patrono paga el 50% como subsidio patronal —nunca como salario— y del cuarto día en adelante el subsidio de la CCSS, del 60% del salario promedio, lo paga la Caja directamente al colaborador. Pruébelo con números reales:
Salario diario (salario ÷ 30)₡20.000
Subsidio patronal · días 1–3, lo paga la empresa (50%) — 3 días₡30.000
Subsidio de la CCSS · día 4 en adelante, lo paga la Caja (60%) — 2 días₡24.000
Lo que aplica MasQuePlanillas en su planilla: el subsidio patronal de los 3 primeros días al 50% — ₡30.000, pagado como subsidio patronal y nunca como salario — y el rebajo correcto de los días incapacitados. El subsidio de la CCSS lo paga la Caja directamente al colaborador: no lo adelanta la empresa, no pasa por la planilla y no es responsabilidad del patrono.
Cálculo orientativo según el Reglamento del Seguro de Salud de la CCSS: subsidio de la CCSS del 60% sobre el salario del último mes o el promedio de los últimos tres meses de cotización, el que resulte mayor. Incapacidades continuas dentro de 30 días se suman: los tres días iniciales no se cobran de nuevo. MasQuePlanillas lo calcula exacto con el histórico real de cada colaborador.
El documento
La boleta de incapacidad: verificala antes de aplicarla en planilla
La boleta —oficialmente, la constancia para incapacidades y licencias— es un documento personalísimo: solo vale para el trabajador al que se le extendió. Trae los datos que definen todo el caso: el asegurado, el número de boleta, el período de inicio y fin, los días escritos en letras, el tipo de riesgo (que decide si es CCSS o INS) y la firma, el código y el sello del médico.
¿La boleta es real? Consulta de incapacidades en el portal oficial de la CCSS
Antes de tocar la planilla, conviene revisar la incapacidad en la CCSS: con el número de boleta se consulta la veracidad y el estado, directamente en el sistema de la Caja.
Ese mismo número de boleta es el que usted digita en MasQuePlanillas, junto con las fechas y sus observaciones: el caso queda amarrado entre el portal de la CCSS y su planilla. Si un inspector, un juez o un auditor pregunta por una incapacidad de hace tres años, la respuesta está a un clic — junto al resto del expediente digital del colaborador.
Base legal
¿Pueden despedir a un trabajador incapacitado? Lo que dice la ley (y la Sala)
El contrato se suspende, no se muere. La incapacidad suspende el contrato de trabajo (Art. 79): el colaborador no presta el servicio y el patrono no paga el salario ordinario — pero la relación sigue viva. Despedir a alguien POR estar incapacitado no procede: la vieja regla que permitía cortar el contrato a los tres meses de incapacidad fue declarada inconstitucional por la Sala Constitucional desde 2009.
La falta grave sí corre — y con reloj. Lo que sí procede —y la Sala Segunda lo ha confirmado— es el despido por falta grave, aun durante la incapacidad. Pero con reloj: el patrono tiene un mes desde que conoce la falta para sancionarla (Art. 414). Si lo deja pasar esperando a que el colaborador regrese, la ley entiende que perdonó la falta y el despido pasa a ser con responsabilidad patronal.
Las ausencias: la causal que más planillas conocen. Dos días consecutivos de ausencia injustificada, o más de dos alternos en el mismo mes, habilitan el despido sin responsabilidad patronal (Art. 81). El detalle que casi nadie cuenta: en juicio, el que tiene que probar las faltas es el patrono — con registro escrito de cada ausencia y amonestaciones previas documentadas. Sin expediente, no hay causal que aguante.
Por eso MQP guarda todo. MasQuePlanillas trata cada falta —por día o por hora, justificada o no— como un documento: fecha, motivo, respaldo y seguimiento. Y cuando toca amonestar, el módulo de acciones de personal genera la amonestación escrita en PDF para que el colaborador la firme; se le toma la foto y se sube al expediente digital como constancia. El día que haya que tomar una decisión difícil, la cadena completa ya está armada: la falta registrada, la amonestación firmada y el respaldo guardado.
- Art. 69 l) C.T.
- Art. 79 C.T.
- Art. 81 g) C.T.
- Art. 95 C.T.
- Art. 414 C.T.
- Ley 6727
- Ley 10.211
- Ley 10.589
Licencias con salario
Licencia de maternidad y de paternidad en Costa Rica, y la licencia por duelo
Licencia de maternidad
50% CCSS + 50% patronoCuatro meses —un mes antes del parto y tres después, en un solo documento— y se paga completa: 50% lo deposita la CCSS y 50% lo paga el patrono. Y a diferencia de la incapacidad, la ley ordena que esa remuneración compute para todos los derechos: la colaboradora sigue acumulando vacaciones y aguinaldo sobre el 100% de su salario.
Licencia de paternidad
50% CCSS + 50% patronoDesde 2022, los papás del sector privado tienen licencia de paternidad: dos días por semana durante las primeras cuatro semanas después del nacimiento (Ley 10.211), pagados igual —mitad CCSS, mitad patrono— y sin tocar aguinaldo, vacaciones ni cotizaciones. En adopción, la licencia es de tres meses, divisible entre las personas adoptantes.
Licencia por duelo
100% patrono · Ley 10.589Desde diciembre de 2024 existe la licencia por duelo (Ley 10.589): tres días hábiles con salario completo por el fallecimiento de familiares de primer grado —padres, hijos, cónyuge o conviviente, y también suegros, yernos y nueras— y un día hábil por familiares de segundo y tercer grado, como hermanos, abuelos, nietos o tíos. Esta licencia no pasa por la CCSS: la paga el patrono directamente, como una obligación del Código de Trabajo, y el respaldo es el certificado de defunción (y una declaración jurada de convivencia de al menos dos años, en las uniones de hecho).
Y las demás
La hora de lactancia (Art. 97) mientras dure la lactancia, con certificado médico; y el permiso sin goce de salario, que es un pacto entre las partes: el contrato se suspende y ese período no acumula derechos.
En MasQuePlanillas las licencias se registran con su fecha de inicio y fin, y es usted —que conoce el caso— quien aplica el criterio y define cuáles días llevan subsidio y cuáles no. A partir de ahí el sistema hace su parte: calcula los montos, los aplica en la planilla, mantiene el aguinaldo y las vacaciones acumulando cuando la ley así lo manda, y deja todo documentado con su respaldo.
La guía del trámite
Consultar, cobrar y aplicar la incapacidad de la CCSS
Consulta de incapacidades CCSS en línea
Para revisar una incapacidad de la CCSS, el estado y la veracidad de la boleta se verifican en el portal de Consulta de Boletas de la Caja (el enlace está más arriba, en la sección de la boleta), con el número de boleta. Es el mismo número que usted digita en MasQuePlanillas: si el portal y la planilla dicen lo mismo, el caso está amarrado.
Cómo cobra el trabajador el subsidio de la CCSS por internet
Ese 60% lo paga la CCSS al colaborador, no el patrono: la Caja lo deposita en la cuenta IBAN en colones que el propio trabajador registra en la Oficina Virtual de la CCSS, unos 10 días hábiles después. La empresa no lo adelanta, no lo tramita y no lo incluye en la planilla.
Cómo pega en el aguinaldo y las vacaciones
El subsidio no es salario — ni el de la CCSS ni el 50% patronal de los primeros días—, así que los períodos de incapacidad bajan el aguinaldo. Y un mes completo incapacitado no genera el día de vacaciones de ese mes, porque el contrato está suspendido. Maternidad y paternidad son la excepción: computan todo.
Preguntas frecuentes
Incapacidades y ausencias en Costa Rica: lo que todos preguntan
¿Cuánto paga la Caja por una incapacidad?+
El pago de las incapacidades de la Caja funciona así: el subsidio de la CCSS es del 60% del salario promedio a partir del cuarto día, y lo deposita la Caja misma al trabajador. Los primeros tres días no los paga la CCSS: los cubre el patrono con un subsidio patronal del 50% del salario. Ojo con la palabra: son dos subsidios distintos, de dos responsables distintos — la empresa no adelanta ni completa el 60% de la Caja. En incapacidades continuas dentro del mismo mes (30 días), los días se suman y los tres días iniciales no vuelven a correr.
¿Cómo se pagan los días de incapacidad? ¿Con 2 días viene el salario completo?+
No. Con una incapacidad de 2 días, el trabajador recibe el 50% de esos días, pagado por el patrono como subsidio patronal. El subsidio de la CCSS solo entra del día 4 en adelante, y lo paga la Caja — no el patrono.
¿Me pueden despedir por estar incapacitado?+
No: el contrato está suspendido y el despido por la incapacidad misma no procede (la regla que lo permitía a los 3 meses es inconstitucional desde 2009). Sí procede el despido por falta grave debidamente documentada, incluso durante la incapacidad.
El colaborador cometió una falta y se incapacitó. ¿Puedo esperar a que regrese para sancionarlo?+
No conviene: el patrono tiene un mes para sancionar, contado desde que conoce la falta (Art. 414). Si deja pasar ese mes, la ley entiende que la perdonó —es el llamado perdón tácito— y un despido posterior por esa misma falta ya no es sin responsabilidad: hay que pagar preaviso y cesantía. Y la incapacidad no detiene ese reloj. Ejemplo: si la falta se conoció el 1.º de marzo y el colaborador se incapacita el 5, esperar a que regrese a mediados de abril significa perder la causal. Por eso el expediente tiene que estar al día desde el primer día.
¿Cuántas ausencias injustificadas permiten un despido sin responsabilidad?+
Dos días consecutivos, o más de dos alternos en el mismo mes calendario (Art. 81). El patrono debe probarlas: registro escrito y amonestaciones previas.
¿Cómo afecta la incapacidad el aguinaldo?+
Ninguno de los dos subsidios es salario — ni el subsidio patronal de los primeros tres días ni el subsidio de la CCSS—, así que los períodos de incapacidad reducen el aguinaldo. Maternidad y paternidad no lo reducen: computan sobre el salario completo.
¿Un mes incapacitado genera vacaciones?+
No: el mes completo incapacitado no genera el día de vacaciones de ese mes, porque el contrato está suspendido (criterio MTSS). La maternidad sí genera.
¿Cómo cobro una incapacidad de la CCSS por internet?+
Registrando una cuenta IBAN en colones, a nombre del trabajador, en la Oficina Virtual de la CCSS. El estado de la boleta se consulta en el portal de Consulta de Boletas de la CCSS y el depósito, que hace la Caja y no el patrono, tarda alrededor de 10 días hábiles.
¿Qué es la boleta de incapacidad y para qué sirve el número?+
Es la constancia oficial que extiende el médico, con el período, los días en letras y el tipo de riesgo. El número de boleta permite verificarla en el portal de la CCSS — y es el mismo que se registra en MasQuePlanillas para dejar el caso documentado.
¿Cómo lleva MasQuePlanillas las incapacidades y ausencias?+
Cada caso se ingresa con su boleta, período y observaciones; usted asigna los días con y sin subsidio de la CCSS según el criterio que corresponda, y el sistema calcula y aplica el subsidio patronal del 50% y el rebajo correspondiente, registra faltas por día y por hora (justificadas o no) y guarda el expediente completo para lo legal: aguinaldo, vacaciones y liquidaciones salen ya ajustados.
Dejá de perseguir boletas y calcular rebajos a mano
Incapacidades CCSS e INS, licencias y ausencias: registradas, calculadas y documentadas en un solo lugar, con la planilla siempre cuadrada. Contanos cómo lo manejás hoy y te mostramos cuánto tiempo te devuelve MasQuePlanillas.
Solicitar demo gratisContenido orientativo basado en el Código de Trabajo de Costa Rica (artículos 69 inciso l, 79, 81, 95 y 414), el Reglamento del Seguro de Salud y el Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades y Licencias de la CCSS, la Ley 6727 de Riesgos del Trabajo, la Ley 10.211 (paternidad) y la Ley 10.589 (duelo), además de criterios de la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Trabajo y jurisprudencia constitucional y laboral. La calculadora ofrece una estimación general; verifique cada caso con la normativa aplicable. No sustituye asesoría legal para casos concretos.